En la asamblea de la Sección Española de la Asociación Ibero-Macaronésica de Jardines Botánicos (AIMJB), celebrada en Barcelona el 17 de Abril año 2004, se hizo manifiesto el interés que muchos miembros tenían en desarrollar una mesa de trabajo bajo el tema no definitivo: “Bases de datos y Sistemas de Información Geográfica”. Los representantes del Jardín Botánico Atlántico asumieron en dicha asamblea la tarea de desarrollar un informe que analizara la situación actual y formulara diferentes propuestas encaminadas, en lo posible, a conseguir la unificación de los diferentes sistemas de almacenamiento de datos que son utilizados por los distintos Jardines de la AIMJB.

La creación de un Grupo de Trabajo designado por la AIMJB para el estudio de los diferentes sistemas de bases de datos utilizados por los Jardines Botánicos en la gestión de sus colecciones de planta viva, colecciones de germoplasma y colecciones de herbario, dio sus primeros frutos con la redacción de un informe en el que se ponía de relieve el hecho de que la mayoría de Jardines utilizaban aplicaciones distintas, muchas veces inconexas, para almacenar la información sobre las distintas colecciones que en ellos se exhiben o custodian. En dicho informe el Grupo de Trabajo analizó la existencia de aplicaciones similares en el mercado (BG Base®, Systax®, BG Recorder®, etc.) y estableció los principales puntos de discusión que habría que tratar en el desarrollo de una aplicación informática que permitiera la gestión integrada de todas las colecciones vegetales gestionadas en este tipo de instituciones.

A lo largo del II Congreso Mundial de Jardines Botánicos (Barcelona, 17 a 22 de Abril de 2004) fueron varios los talleres y sesiones paralelas que, de manera explícita o colateral, trataron temas relacionados con la problemática de las bases de datos utilizadas en los jardines botánicos y de la importancia de hacer accesible su información y a ellos asistieron miembros del Grupo de Trabajo para estudiar los avances en el desarrollo de aplicaciones de este tipo.

El Grupo de Trabajo se constituyó con expertos designados por cada Jardín Botánico, en la gestión y desarrollo de los sistemas informáticos utilizados en cada institución, y en la organización de los protocolos de entrada y gestión de especímenes en las diferentes colecciones (en su mayoría conservadores de colecciones).

Como resultado de las reuniones mantenidas por el Grupo de Trabajo se establecieron las necesidades básicas que el desarrollo de esta nueva aplicación informática debería abarcar.

Las principales actividades llevadas a cabo y las premisas de partida adquiridas, se resumen a continuación:

• Desarrollo de los flujogramas de trabajo y estructura de las bases de datos que conformarían cada uno de los módulos de gestión de colecciones de planta viva, bancos de germoplasma y herbario.
• El módulo de gestión de especímenes de herbario se basaría en la aplicación Herbar© (desarrollada en Visual Basic sobre Access®) que recomienda el Nodo de Coordinación de GBIF en España y que es utilizado por un gran número de Jardines Botánicos para la informatización de colecciones de este tipo.
• La aplicación Bibmaster© será igualmente integrada en la aplicación final dentro de un módulo general de entrada de registros.
• Aportación de los diferentes Jardines Botánicos de las estructuras de sus actuales Bases de Datos o Sistemas de Almacenamiento de Información sobre colecciones para analizar las similitudes entre todas ellas y encontrar un mínimo común denominador en el desarrollo de los flujogramas.
• Para la ejecución de esta fase se desarrolloraon varias reunioes de trabajo, a las que acudieron los responsables de cada Jardín Botánico participantes en el Grupo de Trabajo creado por la AIMJB.
• Como resultado de esta fase se obtuvieron unos flujogramas preliminares que pusieron de manifiesto y dieron alojamiento (en forma de tablas de datos) a los campos necesarios para la gestión de cada una de las colecciones. Se tuvieron en cuenta, a la hora de definir todos estos campos, los estandares propuestos por el Grupo de Trabajo Internacional en Bases de Datos Taxonómicas para las Ciencias Vegetales (TDWG) y otros estándares para el intercambio de datos y su servicio vía Web.
• Desarrollo de un módulo central que permitiera conectar entre sí las diferentes aplicaciones específicas para la gestión de los 3 tipos de colecciones (planta viva, germoplasma, herbario). En este parte central residen todas las tablas y tesauros comunes a estas colecciones, asegurando la integridad de los datos en cuanto a su información taxonómica, información bibliográfica, georreferenciación y procedencia del material ingresado.
• Los responsables del desarrollo de cada módulo se encargaron de establecer aquellos puntos en los que los protocolos de entrada de información a las diferentes colecciones son comúnes; extrayéndolos de los respectivos flujogramas y derivándolos al módulo central. Este módulo gestionará de manera unificada la entrada de material a cualquiera de las colecciones, permitiendo el establecimiento de relaciones entre las colecciones, siempre que el material de procedencia original haya sido el mismo.